紙カルテ→電子カルテへの入れ替えはスキャナの活用で効率的に | 株式会社コムズ・ブレイン

開院当初は紙カルテを用いており、途中で電子カルテへの入れ替えを行うといった場合、データの移行に大きなハードルを感じてしまう方も少なくないでしょう。

しかし、スキャナを活用すれば、多くの紙の情報を効率よくデータとして取り込むことが可能です。以下では電子カルテを例に挙げ、スキャナの活用について解説していきます。

電子カルテを開院から採用していた場合、全体的に医療情報システムを中心として業務をこなせているため、効果的にペーパーレス化ができていることでしょう。

ところが、途中から電子カルテの導入を行うとなると、多くのデータが紙の状態になっているため、デジタル化にはそれなりの時間が必要になります。

そこで、効率よく紙カルテから電子カルテへの入れ替えを行うためにおすすめしたいのが、スキャナを活用して紙面を取り込みデータ化する方法です。

かつて使われていたような古い検査機器だと、結果の確認方法が印刷のみであることも多いです。医療情報システムを院内全体で導入しようとすると、連動するために古い検査機器もまとめて買い換えなければなりません。

これでは、コストが余分にかかってしまうことがデメリットになります。その点、紙面を取り込んでデータ化できるスキャナを利用すると、新たに導入した電子カルテなどのシステムとの連携が可能です。

また、問診票や検診結果、過去のカルテといった、二次利用を行うことが想定されないものに関しては、データ入力でシステムにまとめるよりも、紙面をスキャナで取り込んだ方が効率的です。昨今ではより高性能なスキャナも登場しているため、医院の規模によってはこれだけでも十分なIT化が図れるでしょう。

紙カルテから電子カルテへの入れ替えをお考えなら、株式会社コムズ・ブレインが開発するRevo-HISがおすすめです。

スキャン後に残った紙カルテは、医師法によって最後の診療から5年間の保存が義務付けられています。診療が現在もなお続いている場合、過去のカルテも含めていつでも確認できる状態にしておかなければなりません。

最後の診療から5年経てばカルテの破棄が可能なものの、万が一薬害問題や医療過誤といった問題が生じた場合、手元に証明できる情報としてカルテが残っていないと非常に困る事態になってしまいます。そのため、日本医師会もカルテの永久保存を訴えています。

全体的なリスクを考えると、法的には問題ないとはいえ、いつまでも保存しておいた方が安心といえるでしょう。そこで思いつくのが、過去の紙カルテをスキャナで取り込んでデータ化する方法です。しかし、ここにも1つ問題があります。それは保存の義務が残っているカルテをデータ化する場合、様々な条件があるためです。

厚生労働省のガイドラインでは、

• 汎用性の高い形でのデータ化を行う
• どういった形で実施するのか計画書を発行する
• 外部監査人の設置
• 個人情報の保護を徹底する
• 電子署名を施す
• 患者にしっかりと告知する

としており、現行のカルテをすべてデータ化するには、手間と時間が膨大にかかってしまいます。

ただ、保存の義務がない過去の紙カルテの場合は、1番目の「汎用性の高い形でのデータ化を行う」、4番目の「個人情報の保護を徹底する」の2つのみが条件です。よって、現行のカルテよりも容易にデータ化できるでしょう。

データとして取り込んだ後に残った紙カルテは、そのまま捨てることは当然できません。すべてシュレッダーにかけ、企業ゴミとして破棄しましょう。カルテの破棄専門の業者もいるので、利用することをおすすめします。

医療情報システムは便利なものですが、導入にあたりデータの取り扱いには注意しましょう。過去に作成した紙面のデータは、スキャナを活用し画像としてのデジタル化がおすすめです。この方法には医療情報システムを導入するハードルが下がるといった利点がありますが、最大のメリットはやはり大幅なコストカットです。

紙カルテから電子カルテへの入れ替えを検討しているなら、効率的に行うためにもぜひスキャナの活用も視野に入れてみましょう。電子カルテの導入は、医療情報システムを独自開発する株式会社コムズ・ブレインへご相談ください。